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La perfección de la ceremonia

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En el siglo XXI, cumplir eficientemente con las normas del Ceremonial y Protocolo garantiza el éxito y eficacia en todos los eventos.

 Por Cecilia Ferreira (*)

Podríamos comenzar definiendo el origen de la palabra “ceremonial”: la misma deriva del latín “caeremonia” o ceremonia, es decir, aquellos actos reglamentados por la ley, la tradición, el uso o las costumbres, por lo que tiene estrecha vinculación con lo ritual. Técnicamente, el ceremonial es lo perteneciente al uso y práctica de las ceremonias y por lo tanto consiste en aquellas formalidades aplicadas en ocasión de un acto.

Ceremonial

Habitualmente, el Ceremonial y Protocolo en los eventos solo se lo relaciona con determinados conceptos, no tomando en cuenta que es la “ceremonia” en sí misma, abarcándola en su totalidad.

Es indudable que en la actualidad ha adquirido un importante protagonismo en la organización de eventos y que ello se debe en gran parte al relevante desarrollo que ha experimentado el mercado de eventos en los últimos tiempos y que, además, en términos cuantitativos, supone un porcentaje importante en el aporte económico al sector de los servicios. Este boom trajo como consecuencia la proliferación de empresas y organizadores de eventos, muchos de ellos carentes de los conocimientos y profesionalismo en el ámbito del Ceremonial y Protocolo.

El ceremonial es el elemento inicial desde donde parte la idea creativa a partir de la cual se va a generar todo el evento, y su puesta en escena se plasma en función del tipo de acto que vayamos a celebrar.

El ceremonial tiene cuatro elementos fundamentales: el ordenador, ya que en un evento el ceremonial ordena absolutamente todo; el psicológico, con el fin de impresionar la conciencia de los participantes; el de autoridad, que tiene como objeto fijar todas las pautas necesarias; y el de comunicación, para logar a través de los eventos una comunicación estratégica, ya que todos los eventos comunican.

A la hora de organizar un evento, lo primero que debemos determinar es qué tipo de encuentro vamos a realizar de acuerdo con la naturaleza del acto y el objetivo.

Por su naturaleza, los eventos pueden ser oficiales o públicos, religiosos, diplomáticos, militares o privados (ya sea organizado por una empresa, institución o simplemente sociales).

Siempre hay que tener en cuenta que no existen eventos iguales, que todos son importantes, únicos e irrepetibles, y que siempre la persona o equipo que los organizan son absolutamente responsables de su éxito o fracaso.

Ceremonial-Asesores

Algunas de las áreas en las que interviene el Ceremonial o Áreas de Responsabilidad son:

  • Planificación del acto en sus etapas de preproducción, producción y postproducción.
  • Organizar, coordinar y supervisar los actos y eventos.
  • Dirigir y ejecutar actos y eventos protocolares.
  • Actuar como Director de Ceremonia en actos y eventos protocolares de la institución.
  • Seleccionar el lugar donde se va a realizar el acto.
  • Seleccionar y contratar el servicio de catering.
  • Supervisar el montaje del salón.
  • Supervisar el armado de mesas.
  • Seleccionar el estilo de ambientación, acorde a la comunicación o mensaje que se quiera transmitir.
  • Procurar la correcta imagen del evento y de todo el personal que trabaja en el mismo.
  • Elección de la adecuada ornamentación y arreglos florales.
  • Selección de los proveedores.
  • Confección del timing del evento.
  • Redacción, envío y confirmación de invitaciones.
  • Asesoramiento en la vestimenta adecuada para el evento.
  • Armados de discursos.
  • Confección de la rutina del locutor.
  • Armado del ordenamiento de precedencias.
  • Realizar la correcta ubicación de banderas si el caso lo requiere.
  • Verificar el funcionamiento de todos los recursos materiales.
  • Asesorar al personal en general y autoridades en cuanto a la realización de actos y eventos protocolares de su competencia.
  • Coordinar, distribuir y supervisar las actividades del personal a su cargo.
  • Asesorar a organismos con los que organiza actos conjuntos en cuanto a organización de actos y eventos protocolares.
  • Elaborar los programas de los actos.
  • Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
  • Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo, informando sobre cualquier anomalía.
  • Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

Si las ceremonias son de naturaleza pública u oficial (todos los actos, recepciones y ceremonias que se celebren en ámbitos de la Administración Pública Nacional), la base fundamental del ceremonial es el ordenamiento de las personas acorde a sus jerarquías y sus precedencias, las mismas están plasmadas en el Decreto 2072/1993.

Del mismo modo, si los eventos o ceremonias son de carácter empresarial, al no existir normativas como en el ámbito oficial, cada institución determina sus jerarquías y precedencias a través de sus organigramas. El ceremonial empresarial tiene la función de incrementar el prestigio de la identidad corporativa a través del constante cuidado de la imagen y de las formas, promueve un mayor y más respetuoso vínculo de relación entre los diferentes públicos que componen una empresa.

En los eventos sociales y familiares el ceremonial también está presente. Si bien en este tipo de eventos el componente fundamental es el afectivo, toda la ceremonia está estrechamente vinculada con el “arte de recibir”.

Cumplir con las funciones de Ceremonial y Protocolo en el siglo XXI es organizar integralmente un acto, no solo ocuparse de determinadas partes. Porque el éxito de un acto ya no reside exclusivamente en el cumplimiento eficaz de las reglas, técnicas, normas y costumbres, sino en la organización global.


(*) Cecilia Ferreira es técnica en Ceremonial y Protocolo (título oficial). Integra el Departamento de Capacitación y Formación Profesional de FEHGRA.

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